La charte informatique : un document pour encadrer l’usage des outils numériques dans l’entreprise

Le développement du télétravail, accéléré par la crise sanitaire, l’essor de nouvelles technologies et l’apparition de nouveaux outils collaboratifs a amené les entreprises à repenser leur organisation.

Ainsi, la charte informatique qui encadre l’usage des outils informatiques par les collaborateurs nécessite d’être adaptée aux nouveaux modes de fonctionnement de l’entreprise afin de définir en autres, une politique stricte en matière de sécurité des systèmes d’information.

Qu’est-ce qu’une charte informatique ?

La charte informatique est un document juridique qui présente en des termes simples et faciles à comprendre les conditions générales d’utilisation des systèmes d’information, de communication et d’accès à internet au sein de l’entreprise. Rédigée comme un règlement intérieur, elle doit être portée à la connaissance de chaque collaborateur dès son arrivée dans l’entreprise. Celui-ci devra en accepter les conditions.

Également appelée « charte utilisateur » ou « charte de bonne utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication » elle définit les règles d’utilisation des moyens informatiques mis à disposition des salariés par leur employeur dans l’entreprise mais aussi les sanctions disciplinaires éventuelles qui peuvent être appliquées en cas de manquement.

Pourquoi mettre en place une charte informatique ?

La charte informatique permet de fixer les conditions d’accès des collaborateurs aux fichiers de l’entreprise. La CNIL conseille à cet effet de prévoir une clause spécifique dans le contrat de travail ou de faire signer un engagement de confidentialité aux collaborateurs concernés.

La charte informatique permet également de définir les règles concernant l’utilisation à des fins personnelles des outils informatiques de l’entreprise. L’objectif étant de préserver la sécurité des réseaux tout autant que la performance des salariés.  Ainsi, elle devra établir la liste des dispositifs de surveillance tels que les filtrages de messagerie ou encore les contrôles réalisés sur les pages internet visitées.

La charte informatique peut aussi être utilisée pour aborder le thème du droit à la déconnexion défini par la Loi Travail (loi El Khomri). Il s’agira alors de définir les modalités d’un usage raisonnable des outils numériques en vue de préserver sa sphère privée et ainsi mieux concilier vie professionnelle / vie personnelle et de préserver sa santé physique et mentale.

Enfin, le développement du télétravail, qu’il soit occasionnel ou régulier, doit donner lieu à des mesures spécifiques et à la rédaction de règles de sécurité à respecter par l’ensemble des collaborateurs concernés.

La rédaction d’une charte informatique, ou son actualisation, est une excellente occasion de cartographier le système d’information et de communication de l’entreprise, de répertorier l’ensemble des outils numériques mis à la disposition des collaborateurs et d’encadrer leur utilisation afin de renforcer la sécurité et de protéger les salariés.

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