Choisir un prestataire informatique : l’identification des besoins
Vous allez devoir identifier dans un premier temps précisément quels sont vos besoins pour votre parc informatique (ordinateurs, réseau, stockage, logiciels, sécurisation).
Une entreprise qui saura répondre aux vos besoins de votre secteur
Les entreprises informatiques sont généralement spécialisées dans certains domaines d’activité, alors que d’autres non. Cette notion est importante afin d’avoir à disposition les compétences d’une personne qui connaît les problématiques spécifiques en lien avec votre secteur d’activité. Que vous soyez dans l’hôtellerie, gérant d’une boutique e-commerce ou acteur de la santé, vos problématiques ne seront pas les mêmes.
Des prestataires informatiques tels que Proselis et son réseau de partenaires peuvent ainsi développer des services spécifiques pour répondre au plus près de vos besoins, quel que soit votre domaine d’activité.
Lister vos besoins
Avant de contacter les entreprises que vous avez identifiés, il est recommandé de lister les prestations attendues. En tant que prestataire informatique, nous pouvons vous proposer de nombreuses solutions telles que :
- La configuration de vos ordinateurs ;
- Mise en place un réseau informatique interne d’entreprise ;
- Assurer la sauvegarde de vos données ;
- Sécuriser votre parc informatique ;
- Mettre en place une télémaintenance ;
- Effectuer un service de maintenance informatique ;
- Piloter un projet informatique spécifique ;
- Assistance informatique ;
- Conseil informatique ;
- Gestion de stock du matériel informatique ;
- Audit informatique de votre parc…
Nous pouvons vous accompagner pour vous aider à lister vos besoins précis. Vous pouvez également vous poser certaines questions qui vous permettront d’établir une liste exhaustive :
- Avez-vous besoin d’une maintenance préventive, curative ou d’une infogérance complète ?
- Avez-vous besoin d’une solution de sauvegarde de vos données interne ou externe (sur les serveurs de votre prestataire) ?
- Avez-vous besoin d’installer ou de faire évoluer votre réseau local ?
- Disposez-vous de tout votre équipement et logiciels ou avez-vous besoin de vous faire fournir par votre prestataire ?
- Souhaitez-vous disposer d’un service de cloud-computing ?
Ces questions ne sont pas toujours exhaustives et peuvent évoluer au fil du temps. Chez Proselis, nous vous proposons des prestations informatiques à la demande, qui s’adaptent parfaitement à vos besoins.
A partir de cette liste de besoins, vous serez en mesure de chercher un prestataire disposant des compétences techniques qui pourra répondre à vos besoins.
Un prestataire informatique local ou national ?
Certains prestataires agissent sur un marché géographique restreint. Cela peut être intéressant pour des entreprises ayant une implantation locale unique.
Dès que l’on intervient sur un territoire plus vaste (régional, national), ou que l’on dispose de plusieurs agences, il faut identifier un prestataire informatique capable d’intervenir sur l’ensemble des équipements.
Chez Proselis, nous proposons des interventions à distance dès que cela est possible pour assurer une haute disponibilité de vos équipements, peu importe leur localisation. L’intervention d’un technicien est parfois essentielle, notamment pour le déploiement de nouveaux équipements. Pour cela, nous développons un réseau d’agences régional permettant d’agir toujours au plus près de votre équipement.
Comment vérifier les compétences d’une entreprise informatique ?
Au même titre que d’autres recrutements, il est essentiel de vérifier les compétences du professionnel que vous vous apprêtez à embaucher. En effet, vous devez vous assurer que le prestataire informatique est à la hauteur de vos besoins. Pour cela, n’hésitez pas à consulter en détail son site internet et à vous renseigner auprès des autres entreprises qui auraient fait appel aux services d’un tel professionnel.
Le mieux reste d’organiser un entretien avec le prestataire informatique pour lui poser directement toutes les questions que vous souhaitez et ainsi vous assurer qu’il sera en mesure de répondre à vos besoins.
N’hésitez pas à lui demander s’il dispose de certifications auprès d’éditeurs de logiciels ou bien des fabricants de matériel qui sont un gage de qualité de service.
L’informatique étant un secteur qui évolue très rapidement, assurez vous que votre prestataire effectue de la veille technologique.
Il peut être souhaitable de vous tourner du côté d’un prestataire polyvalent. De cette façon, vous pourrez faire sortir l’entreprise du champ spécifique pour lequel vous l’avez missionné lorsque vous en aurez les besoins pour vous adapter efficacement aux nouvelles solutions informatiques.
Ne pas faire l’impasse sur les recommandations
Outre la vérification des compétences, n’hésitez pas également à récolter des recommandations. Généralement, on considère qu’un prestataire qui propose un travail de qualité n’a pas de mal à donner les coordonnées d’autres entreprises pour lesquelles il travaille, ou pour qui il a travaillé par le passé. La vérification des recommandations est indispensable afin de se faire une idée précise de la qualité du travail qui est proposée. Pour cela, vous pouvez consulter les différents avis client à propos de ce prestataire informatique qu’il est possible de dénicher sur le net.
En complément, ne négligez pas l’importance du bouche à oreille. En effet, dans votre entourage, vous pourrez peut-être trouver des professionnels ayant déjà eu recours aux services du prestataire que vous envisagez d’embaucher.
Bien entendu, lorsque l’on parle de recommandations, il faut garder en tête que le prestataire ne vous donnera le contact que des entreprises pour lesquelles il a fait un travail de qualité et avec qui il entretient de bons rapports. Afin de vous assurer pleinement que ses services sont adaptés à vos besoins, veillez à vous pencher sur des clients qui ont les mêmes caractéristiques que vous, aussi bien en termes de taille et que d’un point de vue secteur activité.
Prestataire informatique : quelle réactivité en cas de panne ?
Une panne informatique peut être un événement très critique pour une entreprise. En effet, cela met en pause les activités de la société pendant un temps plus ou moins conséquent, entraînant une baisse de revenu équivalente et pouvant mettre en péril les projets en cours.
De ce fait, il est impératif que vous puissiez vous aider d’un prestataire informatique ayant une bonne réactivité. Plus le délai pour remettre votre système informatique en marche sera important, plus cela aura un impact négatif sur les activités de votre entreprise.
Pour choisir le bon prestataire informatique, une des questions les plus importantes est celle qui porte sur les garanties relatives au délai d’intervention en cas de panne ou de piratage. Vous pouvez également demander si le prestataire informatique est en mesure de réaliser des interventions à distance ou bien s’il se rend sur place à chaque fois. La notion de sauvegarde des données est également essentielle. En effet, si vous devez faire face à un piratage, vous risquez de perdre toutes les données de votre société. De ce fait, il est indispensable que des sauvegardes régulières soient mises en place.
L’ensemble de ces questions doivent être traitées avec le prestataire informatique en amont de l’accompagnement. Les garanties de délai d’intervention et les champs de responsabilité en cas de panne devront être négociés et spécifiés sur le contrat de maintenance informatique.
La sécurisation des données : quelles garanties ?
Comme nous venons de l’évoquer, dans certains cas, les données de votre société peuvent être mises en danger. Pour éviter de mettre votre société dans une situation critique, il est vivement recommandé d’anticiper la mise en place de solutions de sécurisation des données.
Votre prestataire informatique reste la personne la plus à même pour mettre en place ce type de dispositif. Celui doit être anticipé avant toute panne. Pour sécuriser les données, il faut une solution de sauvegarde régulière.
Cela passe par la mise en place de backups (sauvegarde régulière) qu’il faut configurer ou une réplication des données sur un serveur. La sauvegarde peut être réalisée au sein de vos locaux ou sur les infrastructures de votre prestataire.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à poser des questions sur les délais de rétablissement de vos données après un piratage ou bien une panne. Cela vous permettra de savoir si vous allez pouvoir reprendre une activité normale de façon rapide et efficace et ainsi mieux maîtriser les risques informatiques.
Quels sont les différents moyens de l’entreprise ?
En fonction de vos besoins, vous pouvez également vous pencher sur la taille de l’entreprise de votre prestataire informatique. Concrètement, il s’agira d’un critère qui pourra définir si votre prestataire est réactif en cas de problème ou en cas d’évolutions de vos besoins (lancement d’une nouvelle filiale, migration de parc…).
Moyens humains
Une entreprise qui engage plusieurs personnes et qui atteint une certaine taille critique, aura les moyens humains d’intervenir rapidement chez ses clients. Néanmoins, il faut garder en tête que cela reste relatif au nombre de clients qu’elle doit gérer au quotidien. Dans tous les cas, n’hésitez pas à vous intéresser sur les moyens et ressources humaines de l’entreprise avant d’arrêter votre choix.
Moyens techniques
Outre l’aspect humain, il sera également important de vous concentrer sur les moyens techniques.
Le prestataire est il en capacité de mettre à votre disposition des serveurs de stockage ? Des logiciels en mode SaaS ? De monitorer un parc de plusieurs centaines ou milliers d’ordinateurs. Pensez à interroger le prestataire sur ce point en fonction de vos besoins et de vos exigences techniques afin de vous assurer de la fiabilité de celui-ci.
Quel est l’ancienneté du prestataire ?
En plus de la taille de l’entreprise, l’ancienneté peut également avoir son importance. Bien entendu, il faudra que ce point s’accorde avec les autres critères que nous venons de citer. Concrètement, une entreprise peut être très ancienne et proposer une intervention de piètre qualité.
Toutefois, cela se ressentira dans les nombreux avis clients qu’il sera possible de trouver. De façon générale, on peut considérer que l’ancienneté peut être un gage de qualité. Cela traduit notamment d’une expérience significative sur des parcs informatiques de différentes natures et auprès d’une multitude de systèmes et probablement en gestion de crise.
Bien entendu, certaines sociétés de prestations informatiques plus jeunes peuvent également offrir un accompagnement de qualité. C’est d’ailleurs pour ça que la vérification des compétences et des recommandations restent indispensables lors de votre choix.
Quel est le tarif du prestataire informatique ?
Le budget informatique est souvent loin d’être négligeable, notamment pour les PME.
Comme pour toute autre charge, le coût de votre prestataire doit donc être pris en compte.
Le juste prix
Dans un premier temps, vous devez garder en tête que ce n’est pas parce que des prestations sont très chères qu’elles sont forcément de qualité. Il sera également important d’éviter les prestataires informatiques proposant des prix trop réduits, qui cachent bien souvent une disponibilité ou une expertise réduite.
En voulant faire quelques économies, vous pourriez vous retrouver dans des situations sensibles, notamment lorsque vous devrez faire face à une défaillance d’un système informatique. Concrètement, il vous faudra trouver le juste-milieu entre un prestataire excessivement cher et des prestations « discount ». De plus, au moment de la souscription de votre contrat, soyez attentif à ne pas payer pour des prestations qui vous sont inutiles.
Pour vous assurer de votre prestataire informatique au juste prix, Proselis vous propose un accompagnement à la demande, qui s’adapte précisément à vos besoins réels.
Les coûts des différentes interventions
Différents aspects pourront être étudiées lorsque l’on parle du tarif. Veillez à définir à l’avance :
- Qu’est-ce que vous coûteront des prestations hors contrat ?
- Comment sont facturées les prestations en cas d’urgence ?
- À combien s’élèvent les pénalités en cas de défauts ?
- Quel est le niveau de responsabilité du prestataire dans le contrat ?
Tous ces points vous permettront de définir avec précision le coût relatif à un prestataire informatique au regard des besoins de votre entreprise.
Etablir le contrat avec votre prestataire informatique
Une fois que vous avez choisi votre prestataire informatique, il sera question du contrat que vous allez mettre en place avec lui.
En effet, plus le contrat sera complet, plus vous éviterez de mauvaises surprises. Faites-en sorte que ce dernier mentionne bien la tarification des différents services, et ce de façon claire et précise.
Cette notion s’applique également si vous envisagez de comparer plusieurs devis avant de choisir. Concrètement, un devis pourra vous paraître très avantageux, mais renfermer quelques clauses bien cachées. Soyez également vigilant à l’engagement que vous prenez avec votre prestataire informatique. En effet, certains contrats peuvent vous engager sur plusieurs années, alors il est préférable de faire le bon choix avant de signer.
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